Meritxell Areste Gerente en Pleta participa en el Quaderno Tecnico 82 del CCJCC dando su opinion a las tres preguntas

A) ¿Cuál era vuestro punto de partida cuando estalló la crisis? ¿Qué herramientas tecnológicas han sido

de mayor utilidad para conseguir teletrabajo efectivo?

La auditoría tradicionalmente ha sido una profesión que se ha desarrollado siempre en lo que comúnmente

conocemos como “casa del cliente”; realmente, las oficinas de muchas firmas de auditoría no tienen

capacidad para albergar a todos sus profesionales simultáneamente, funcionando con mesas compartidas

y no asignadas.

En mis inicios en el mundo de la auditoría, recuerdo como el hecho de estar en la oficina era casi

sinónimo de no tener trabajo (aunque tuvieras mucho), de no estar asignado, por lo que no era la mejor

de las noticias que podías recibir cuando consultabas el planning. Actualmente, gracias a las distintas

herramientas tecnológicas y la digitalización, ya no existe esta mentalidad y nadie puede llegar a pensar

que un auditor trabajando desde la oficina realmente no tiene qué hacer. De hecho, en nuestra firma

hemos creído siempre en los desplazamientos eficientes a clientes, es decir, no vernos obligados a estar

unos días predeterminados en las instalaciones del cliente únicamente porque lo marca un planning,

sino en pensar si nuestro desplazamiento va a servir para poder hablar con la persona necesaria, para

revisar aquella documentación que sólo puede hacerse in situ, para poder hacer la comprobación física

que debe hacerse, etc. Con esto, evitamos desplazar un equipo cuando sabemos que el cliente no estará

disponible para atendernos y centramos el trabajo en avanzar en todo aquello que puede hacerse sin

que sea imprescindible nuestra presencia física en las instalaciones del cliente gracias a que hemos

recopilado la información necesaria en formato digital. Realmente, esto ya es una forma de teletrabajo.

Pues bien, con la crisis sanitaria actual creo que entramos en un concepto de teletrabajo 2.0 en

auditoría: el auditor no trabaja en “casa del cliente”, ni en sus oficinas, sino que trabaja desde su

domicilio. Tecnológicamente hablando, la diferencia es poca; es decir, con un portátil y conexión a

internet se puede organizar una oficina en el comedor de casa. La diferencia entiendo que reside en

dar la visibilidad de ese trabajo al cliente.

Como decía, muchos de nuestros clientes ven con normalidad que nuestra presencia no sea constante

durante todo el desarrollo del trabajo, pero en estos meses creo que hemos tenido que ser especialmente

comunicativos con ellos, utilizando todas las herramientas tecnológicas disponibles a nuestro alcance,

para transmitirles nuestro avance en el trabajo, nuestras dudas, conclusiones, etc. En definitiva,

comunicar a nuestros clientes que el trabajo de auditoría puede adaptarse a un entorno que cambia

rápidamente, que tenemos las herramientas, la flexibilidad y la actitud para hacerlo, pretendiendo

que estos cambios tengan la mínima repercusión en ellos y que la auditoría del ejercicio, pese a todo

esto, pueda desarrollarse con cierta normalidad, aunque esta “nueva normalidad” incluya fases finales

100% online, reuniones virtuales de cierres de auditoría y presentaciones de nuestro informe mediante

videollamadas.

B) En cuanto a la organización del trabajo y de los equipos: ¿Qué se está haciendo bien y qué aspectos

consideráis son susceptibles de mejora?

Nuestra profesión es, por definición, un trabajo de equipo y en equipo. Ya sea en las instalaciones

de nuestro cliente o bien en nuestras oficinas, los miembros de los equipos de cada encargo están

en comunicación constante para plantear la estrategia de auditoría, identificar los riesgos y enfocar

una respuesta a los mismos, organizar tareas y responsabilidades, plantear y resolver dudas de todo

tipo, acompañar y formar en el desarrollo del trabajo, etc. Simplemente de ese contacto constante,

en cada encargo de auditoría se crea un valor, un intangible que se traduce en un mejor y mayor

conocimiento del cliente, en una mejor formación para todos los integrantes del equipo y en un

aporte de experiencia que puede darnos solución a situaciones futuras que la requieran.

La crisis sanitaria actual ha convertido la opción del teletrabajo en una obligación, pero además

con una característica peculiar que es la cautividad; por tanto, la cuestión ya no radica en el dónde

sino en el cómo y el reto no es cómo poder desarrollar cada uno nuestro trabajo sino cómo hacerlo

para que la suma del trabajo de cada uno de los miembros del equipo adquiera el matiz de armonía

y coordinación necesario que pueda convertirla en un “trabajo en equipo”. Una vez más, entiendo

que la clave reside en la comunicación.

Esta comunicación creo que tiene que ser eficiente, enfocada al propósito común y en todas las

direcciones para intentar salvar las máximas distancias posibles con respecto a una reunión presencial del

equipo de trabajo o a un contacto recurrente con éste. La comunicación con el mero objetivo de servir

como control por parte del responsable del equipo sobre el resto de los integrantes de éste entiendo

que no tiene sentido y menos en nuestra profesión en la que el rendimiento se mide por objetivos

cualitativos y cuantitativos. De la misma forma, si los miembros del equipo con menos experiencia no

son especialmente activos en comunicar sus dudas y dificultades pueden verse inmersos en un mar de

incertidumbres que no llevará a buen término el trabajo. Por tanto, creo que la mayor dificultad está en

suplir la sensibilidad y el feedback instantáneo (muchas veces sin palabras) que todos tenemos cuando

trabajamos presencialmente con nuestro equipo y que nos permiten resolver situaciones, dudas e

incidencias, reconducir planificaciones y detectar dificultades de manera inmediata.

Compartiendo mi experiencia, debo decir que en los últimos meses las videollamadas con los equipos

de trabajo han sido constantes, así como las comunicaciones vía telefónica y por email. Puedo decir

que no hemos tenido problemas internos de organización y seguramente nadie se habrá quedado

con una duda por resolver, pero estoy convencida que no es la manera óptima de trabajar en equipo.

Un equipo de auditoría debe poder trabajar junto presencialmente, aunque no sea constantemente,

para que el asistente recién incorporado se sienta acompañado y tenga una referencia, para que el

responsable haga el seguimiento, reorganice y adapte, si es necesario, y para que fluya la información

y las soluciones de una manera más ágil y natural. Adicionalmente, las particularidades del teletrabajo

que hemos vivido estos meses han hecho necesaria, en algunas ocasiones, la reorganización de

horarios para compatibilizar la vida profesional y la personal, con lo que muchos de nosotros hemos

acabado enviando mails a deshoras, perdiendo la oportunidad de una comunicación fluida e incluso

incomodando a algún compañero fuera de su horario laboral habitual.

 

C) Enseñanzas que deja -y continuará dejando- la crisis de la COVID-19: ¿Qué oportunidades, si es

el caso, habéis detectado? ¿Qué planteáis cambiar /potenciar en el corto y medio plazo?

Como es bien conocido por todo el mundo, de todas las crisis nacen oportunidades y esta no

va a ser diferente. Esta es una crisis sanitaria que afecta a todas las personas por igual y que ha

cambiado nuestra forma de ver el mundo, nuestra manera de socializarnos y relacionarnos y nuestras

prioridades, enfrentándonos a un futuro que además de incierto ahora es totalmente impredecible

y lo que parecía altamente probable un día ahora nos parece prácticamente imposible.

En nuestra firma, desde el primer momento, la prioridad ha sido la salud de todo el equipo humano, por

lo que desde el 13 de marzo y todavía a fecha de hoy, se ha establecido el teletrabajo en domicilio como

norma habitual y los desplazamientos a las oficinas y las visitas a los clientes como algo excepcional

e inevitable.

En puntos anteriores, ya he comentado las ventajas e inconvenientes del teletrabajo, según mi punto de

vista, si bien todos seremos conscientes que el que estamos viviendo no es un teletrabajo al uso sino

un teletrabajo “trampa”. Como madre de un niño de 7 y una niña de 3 años, sabía de las dificultades

de la conciliación de la vida familiar y laboral pero estos meses con los centros educativos cerrados y

el necesario confinamiento de todos, los malabarismos son de nota, y acabamos inmersos en jornadas

en las que las labores de madre, maestra y auditora, entre otras cosas, se confunden y entremezclan en

tiempo y espacio constantemente.

Pues bien, incluso en estas circunstancias podemos detectar oportunidades, pequeños cambios que

pueden hacer nuestro trabajo más eficiente y que pueden darnos mayor visibilidad y relevancia en el día

a día de nuestros clientes. Todos ellos, incluso aquellos más reacios a la digitalización y/o más exigentes

con nuestro trabajo presencial, han podido experimentar cómo seguimos prestando nuestros servicios

aunque no nos vean y a pesar de las dificultades, han podido ver cómo la comunicación puede seguir

siendo fluida y nos han tenido como referentes, a pesar de la distancia física, para resolver dudas ante

un entorno normativo cambiante y colaborar y acompañarles en distintas decisiones empresariales que

han tenido que ir tomando en estos meses de dificultades.

En cuanto a la organización interna, creo que hemos aprendido que el teletrabajo (al uso) desde el domicilio

no sería recomendable y eficiente como para implantarse al 100% en condiciones de “normalidad”, pero

funciona y podría ser perfectamente un modo de trabajo complementario, a seguir ocasionalmente,

y que, además, genera ahorro en tiempo y costes de desplazamiento. Adicionalmente, esta situación

que estamos viviendo nos ha enseñado a valorar la importancia de nuestro acierto en apostar por un

aplicativo que mantiene constantemente actualizado en la nube el trabajo de todo el equipo y hemos

aprendido que podemos avanzar en este sentido, por ejemplo, creando videos monográficos de formación

interna para todos nuestros compañeros que estén siempre disponibles online para ser consultados en

cualquier momento y que podrían servir como complemento o sustitutivo, si es necesario, de los cursos

internos presenciales que organizábamos hasta este momento.

Como he comentado anteriormente, creo que la auditoría no es una profesión que pueda realizarse

individualmente, simplemente mirando una pantalla, necesita de nuestra interacción con el cliente, con

nuestros compañeros y con colegas de otras firmas para generar un mayor conocimiento y crear soluciones

y, en ocasiones, esta interacción puede ser virtual, pero en otras la presencia física es inevitable. El éxito

estará en alcanzar un equilibrio en todo ello.

 

 

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